|
|
> ¿POR QUÉ UTILIZAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Instalar un sistema de gestión documental que le permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) tiene un coste importante. El coste más evidente es la adquisición de equipos como escáneres, licencia del programa, formación inicial. También supone un coste importante digitalizar todos los documentos de su archivo. Pero los beneficios de la implantación de un sistema de gestión documental son muchos y variados. En primer lugar el ahorro de espacio, ¿Cuánto vale tener una instalación o una parte de ella para tener estanterías llenas de documentos que acumulan polvo año tras año? Otro beneficio, quizá el más importante, es el día a día con los nuevos documentos. Los que le trae el cliente, los que imprime a diario. Los que le llegan por correo electrónico y mucha gente los imprime en vez de leerlos en el monitor. Si hacemos cuentas vemos que el coste en tiempo de digitalizar un documento en papel e incorporar a nuestro software de gestión es de entre 20 segundos y 2 minutos. El beneficio de tener un sistema de gestión documental supera con creces este coste porque, ¿Cuánto cuesta buscar ese documento dentro de una hora, dos días o seis meses y enviarlo por correo electrónico porque me lo pide el cliente? ¿Cuánto tiempo tardas en localizar ese documento, volverlo a escanear y enviar por correo? Evidentemente hay algunos documentos que no lo va a buscar nunca, muchos de ellos se guardan por si acaso y jamás se vuelven a utilizar, necesitan espacio (este ahorro ya lo hemos visto antes). Haga sus propios cálculos, piensa en los últimos documentos que ha buscado entre montones de papeles pero no solo hoy, ayer, la semana pasada …. Piense cuánto tiempo pierde su empresa en algo tan improductivo como buscar papel y multiplique. Aún hay más ahorro. ¿Qué pasa con los documentos que no encuentra? Sea porque se han perdido, tirado, o simplemente están tan bien “archivados” entre montañas de papales que no hay forma de encontrarlos. Aquí el precio a pagar puede ser muy alto. Muchas empresas deciden instalar un sistema de gestión documental cuando se produce un hecho “catastrófico” de este estilo: la pérdida de un documento importante, una gotera que destruye unos cuantos archivadores, un robo incluso. En estos casos es evidente que merece la pena tener un sistema de gestión documental. El coste de digitalizar y archivar de forma ordenada los documentos cada día es pequeño respecto al premio a largo plazo. Pero el esfuerzo se hace “ahora” aunque el “premio” se vea lejos. Nuestro consejo es evidente: no espere a que una gotera le de un mal rato, a que un cliente le reclame un escritura que le ha perdido (o no, pero él cree que sí) o a perder más tiempo buscando papeles. Haga las cuentas y decídase. |
||
